Urząd Gminy Rojewo Biuletyn Informacji Publicznej

REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU GMINY W ROJEWIE

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§ 1
Urząd gminy jest jednostką organizacyjną za pomocą, której Wójt Gminy Rojewo realizuje swoje zadania.

§ 2
Urząd gminy mieści się w Rojewie, w budynku nr 8.

§ 3
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1. „Radzie” – należy przez to rozumieć Radę Gminy Rojewo,
2. „Wójcie, Sekretarzu, Skarbniku” – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Rojewo, Sekretarza Gminy Rojewo, Skarbnika Gminy Rojewo,
3. „ Bezpośredni przełożony” – należy przez to rozumieć osoby, którym powierzono funkcję związane z kierowaniem pracą referatów,
4. „ Referacie” – należy przez to rozumieć zespół pracowników wspólnie realizujących zadania określone w Regulaminie,
5. „ Urzędzie” – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Rojewo,
6. „ Regulaminie” – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Rojewie,
§ 4
Regulamin określa:
1. zadania i zasady funkcjonowania Urzędu,
2. schemat organizacyjny Urzędu – załącznik nr 1
3. strukturę organizacyjną Urzędu – załącznik nr 2


§ 5
Urząd realizuje zadania:
1. własne, wynikające z ustaw, statutu gminy i uchwał Rady oraz zarządzeń Wójta,
2. zlecone z zakresu administracji rządowej, przekazane gminie na mocy obowiązujących przepisów,
3. przyjęte w drodze porozumień zawartych z powiatową administracją samorządową.
Rozdział II

Struktura organizacyjna Urzędu
§ 6
1. W Urzędzie wyróżnia się następujące stanowiska kierownicze:
a) Wójt Gminy,
b) Sekretarz Gminy,
c) Skarbik Gminy,
d) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego,
e) Kierownicy referatów,
f) Starsi specjaliści.
2. Sekretarz Gminy pełni jednocześnie funkcję Kierownika Referatu Organizacyjnego i Ochrony Środowiska, Pełnomocnika Wójta ds. Ochrony Informacji Niejawnych i Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością.
3. Skarbnik gminy pełni jednocześnie funkcję kierownika referatu finansowego.
4. Starszy specjalista ds. gospodarki gruntami i gospodarki mieszkaniowej pełni funkcję kierownika Referatu Rolnictwa i Gospodarki Gruntami.
5. Starszy specjalista ds. obsługi sekretariatu, kadr, BHP i stowarzyszeń pełni funkcję kierownika Referatu Organizacyjnego i Ochrony Środowiska podczas nieobecności Sekretarza Gminy.

§ 7
1. Sekretarz w uzgodnieniu z Wójtem oraz Kierownikami referatów dokonuje podziału zadań realizowanych przez pracowników Urzędu na poszczególnych stanowiskach pracy.
2. Podziały zadań, o których mowa w ust. 1, określa się szczegółowo w zakresach czynności pracowników.

Rozdział III
Zakres zadań Wójta, Sekretarza oraz Skarbnika.
§ 8
1. Wójt jest kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy.
2. Wójt kieruje Urzędem przy pomocy Sekretarza, Skarbnika, Kierowników referatów oraz Starszych specjalistów.
3. W czasie nieobecności lub czasowej niemożności pełnienia obowiązków Wójta zastępuje Sekretarz Gminy.
4. Wójt wykonuje zadania określone w ustawie o samorządzie gminnym oraz w innych przepisach określających obowiązki Wójta.
Wójt Gminy
§ 9
1. Do zadań Wójta należy w szczególności:
a) kierowanie bieżącymi sprawami gminy i reprezentowanie jej na zewnątrz,
b) wydawanie decyzji z zakresu administracji publicznej,
c) udzielanie pełnomocnictwa w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji,
d) składanie oświadczeń woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieżącej działalności gminy,
e) wykonywanie uchwał Rady,
f) przedkładanie na sesje Rady sprawozdań z wykonania uchwał,
g) przedkładanie na sesje Rady sprawozdań zez swojej działalności,
h) reprezentowanie gminy i jej organów w postępowaniu sądowym i administracyjnym,
i) gospodarowanie mieniem komunalnym, zgodnie z jego przeznaczeniem oraz składanie w tych sprawach wniosków i propozycji Radzie,
j) wydawanie zarządzeń w sprawach należących do jego kompetencji,
k) nadzorowanie funduszu płac i innych funduszy Urzędu,
l) rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi referatami, w szczególności dotyczących podziału zadań,
ł) udzielanie odpowiedzi na interpelacje, zapytania radnych oraz wnioski komisji Rady,
m) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do kompetencji wójta przepisami prawa i uchwałami Rady,
2. Zgodnie z ustalonym podziałem zadań, Wójtowi podlegają bezpośrednio:
a) Sekretarz
b) Skarbnik
c) Radca Prawny
d) Starszy specjalista ds. gospodarki gruntami i gospodarki mieszkaniowej
e) Kierownik Referatu Budownictwa i Planowania Przestrzennego
f) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego

Sekretarz Gminy
§ 10
1.Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu i w tym zakresie nadzoruje działalność pracowników.
2.Wójt może powierzyć Sekretarzowi prowadzenie spraw gminy w swoim imieniu.
3.Do zadań Sekretarza należy w szczególności:
a) pełnienie funkcji kierownika administracyjnego Urzędu, a w szczególności: nadzorowanie prowadzenia spraw kadrowych, wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu w ramach udzielonego upoważnienia, sprawowanie nadzoru nad organizacją pracy w Urzędzie,
b) nadzorowanie nad przygotowaniem projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Wójta,
c)współdziałanie z Radą i komisjami Rady – w tym zakresie Sekretarz nadzoruje właściwe przygotowanie materiałów przedkładanych na obrady tych organów oraz nadzoruje kompletowanie dokumentacji z ich prac,
d) nadzorowanie rzetelnego oraz terminowego załatwiania interpelacji, skarg i wniosków,
e) nadzorowanie realizacji Polityki Jakości Urzędu w ramach pełnionej funkcji Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością.
4. Zgodnie z ustalonym podziałem zadań, Sekretarzowi podlegają bezpośrednio pracownicy Referatu Organizacyjnego i Ochrony Środowiska.
5. W czasie nieobecności lub czasowej niemożności pełnienia obowiązków, Sekretarza zastępuje Starszy specjalista ds. obsługi sekretariatu, kadr, BHP i stowarzyszeń.
6. Do zadań Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością należy:
Ř Opracowanie, weryfikacja, aktualizacja i nadzór nad dokumentacją systemową.
Ř Konsultowanie dokumentów wewnętrznych ( sprawdzanie i weryfikacja procedur, instrukcji, planów jakości, planów kontroli i badań, instrukcji roboczych).
Ř Weryfikacja zgodności funkcjonowania systemu z aktualnymi wydaniami normy PN- EN ISO 9001: 2001 i wymaganiami aktów normatywnych wyższej rangi.
Ř Wydawanie interpretacji w zakresie Systemu Zarządzania Jakością.
Ř Koordynowanie zadaniami związanymi z Systemem Zarządzania Jakością.
Ř Planowanie i organizowanie auditów wewnętrznych.
Ř Nadzorowanie i ocena realizacji auditów wewnętrznych.
Ř Inicjowanie działań koordynujących i zapobiegawczych.
Ř Nadzór nad realizacją działań korygujących, analizowanie ich skuteczności, usuwanie przyczyn ich występowania.
Ř Nadzór nad reklamacjami klientów.
Ř Zapewnienie skuteczności funkcjonowania systemu jakości oraz jego doskonalenie.
Ř Inicjowanie działań zmierzających do rozwoju i doskonalenia systemu jakości.
Ř Pełne i systematyczne przeprowadzanie analizy funkcjonowania systemu i informowanie kierownictwa o jej wynikach, przygotowanie i organizowanie przeglądów kierownictwa.
Ř Przeprowadzanie szkoleń dotyczących Systemu Zarządzania Jakością.
Ř Reprezentowanie organizacji w zakresie dotyczącym Systemu zarządzania Jakością.
Ř Udział w formułowaniu Polityki Jakości oraz celów strategicznych i operacyjnych organizacji.

Skarbnik Gminy
§ 11
1. Skarbnik, w zakresie ustalonym przez Wójta, zapewnia właściwe przygotowanie projektu budżetu oraz nadzoruje jego wykonanie.
2. Do zadań Skarbnika należy w szczególności;
a) opracowywanie projektu budżetu,
b) dokonywanie analiz budżetu i na bieżąco informowanie Wójta o jego realizacji,
c) czuwanie nad prawidłowym obiegiem informacji i dokumentacji finansowej,
d) współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową, izbą i urzędami skarbowymi,
e) informowanie Rady o odmowie złożenia kontrasygnaty, względnie sytuacji, która taką odmowę mogła spowodować,
f) dokonywanie wstępnej i bieżącej kontroli finansowej i w tym celu przygotowanie i organizowanie obiegu dokumentów finansowych,
g) opracowywanie przepisów wewnętrznych, dotyczących gospodarki finansowej.
3. Zgodnie z ustalonym podziałem zadań, Skarbnikowi podlegają bezpośrednio:
a) stanowisko ds. księgowości podatkowej,
b) stanowisko ds. wymiaru podatku i obsługi kasy,
c) stanowisko ds. księgowości budżetowej,
d) stanowisko ds. księgowości i płac,
e) stanowisko ds. księgowości podatkowej, OC, Zarządzenia Kryzysowego i spraw obrony
4. W związku z realizacją powierzonych zadań, Skarbnik nadzoruje obsługę kredytową gminy.
5. W czasie nieobecności lub czasowej niemożności pełnienia obowiązków, Skarbnika zastępuje pracownik zatrudniony na stanowisku ds. księgowości podatkowej.
Rozdział IV
Zadania i kompetencje realizowane przez referaty.
§ 12
1. W celu wykonywania powierzonych zadań, pracownicy Urzędu mając na uwadze przepisy prawa oraz zasady ustanowionego systemu zarządzania jakością wykonują następujące czynności i działania natury ogólnej:
a) realizują Politykę Jakości Urzędu,
b) opracowują projekty budżetu w części dotyczącej zakresu ich działania,
c) inicjują i podejmują przedsięwzięcia organizacyjne w celu zapewnienia właściwej i terminowej realizacji zadań określonych w budżecie gminy
d) prowadzą postępowania administracyjne, podejmują decyzje w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej, zgodnie z udzielonym upoważnieniem,
e) prowadzą postępowania egzekucyjne,
f) przygotowują projekty umów,
g) monitorują realizację zadań gminy zleconych zewnętrznym podmiotom, a w szczególności dokonują rozliczeń finansowo-rzeczowych wykonanych prac,
h) prowadzą postępowania dotyczące zamówień publicznych
i) udostępniają informacje publiczne,
j) rozpatrują skargi i wnioski obywateli,
k) współpracują oraz zapewniają merytoryczną obsługę organów gminy oraz właściwych komisji Rady tj. przygotowują projekty uchwał Rady oraz zarządzeń wójta, przygotowują projekty odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych,
l) realizują postanowienia uchwał Rady i zarządzeń Wójta,
m) podejmują niezbędne przedsięwzięcia w celu ochrony danych osobowych oraz informacji i dokumentów niejawnych,
n) realizują zadania wynikające z ustawy o pomocy publicznej dla przedsiębiorców,
o) opracowują prognozy, analizy, oceny oraz sprawozdania w ramach prowadzonych spraw,
p) współuczestniczą w przygotowaniu wniosków o pozyskanie środków zewnętrznych na realizację zadań gminy,
q) współdziałają w zakresie prowadzonych spraw z innymi pracownikami Urzędu oraz jednostkami organizacyjnymi gminy
r) współdziałają z organami administracji samorządowej i rządowej, a także z organizacjami pozarządowymi i społeczno-politycznymi działającymi na terenie gminy.
§ 13
Wewnętrzna struktura organizacyjna Urzędu przedstawia się następująco:
1. Wójt
2. Sekretarz
3. Skarbnik
4. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, ewidencji ludności, dowodów osobistych i działalności gospodarczej
5. Referat Finansowy:
a) stanowisko ds. księgowości
b) stanowisko ds. księgowości i płac
c) stanowisko ds. wymiaru podatku i obsługi kasy
d) stanowisko ds. księgowości podatkowej
e) stanowisko ds. księgowości, Obrony Cywilnej, Zarządzania Kryzysowego i spraw obronnych
6. Referat Rolnictwa i Gospodarki Gruntami:
a) starszy specjalista ds. gospodarki gruntami i gospodarki mieszkaniowej
b) stanowisko ds. leśnictwa i gospodarki łowieckiej
c) stanowisko ds. rolnictwa, wymiaru należności za wodę i archiwum zakładowego
7. Referat Organizacyjny i Ochrony Środowiska:
a) stanowisko ds. ochrony środowiska, obsługi rady gminy, rad sołeckich i kancelarii tajnej
b) starszy specjalista ds. obsługi sekretariatu, obsługi kadr, BHP i stowarzyszeń
c) stanowisko ds. koordynacji przeciwdziałania alkoholizmowi
f) stanowisko ds. informatyki
g) stanowiska ds. obsługi urzędu
8. Referat Inwestycji, Budownictwa i Planowania Przestrzennego i Zamówień Publicznych:
a) stanowisko ds. budownictwa, zamówień publicznych i dróg gminnych
b) stanowisko ds. budownictwa, gospodarki komunalnej i mieszkaniowej
c) stanowisko ds. planowania przestrzennego
d) stanowisko ds. obsługi wysypiska
9. Radca Prawny
§ 14
W Urzędzie Stanu Cywilnego, ewidencji ludności, dowodów osobistych i działalności gospodarczej realizowane są w szczególności:
1. Prowadzenie spraw związanych z ewidencją i kontrolą ruchu ludności.
2. Prowadzenie rejestru stałych mieszkańców w formie KOM-ów.
3. Nanoszenie do KOM danych odzwierciedlających dokonywanie zmian stanu cywilnego, obowiązku wojskowego itp..
4. Przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych.
5. Wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach zameldowania lub wymeldowania.
6. Wysyłanie do OJUW – „PESEL” zawiadomień o zmianie miejsca zamieszkania, wyjeździe za granicę, zmianie obywatelstwa.
7. Wypełnianie i przesyłanie do WKU zawiadomień o zmianie miejsca zamieszkania danej osoby, jeżeli podlega ona obowiązkowi wojskowemu.
8. Prowadzenie skorowidza alfabetycznego stanowiącego odsyłacz do rejestru mieszkańców.
9. Prowadzenie ewidencji osób zameldowanych na pobyt czasowy.
10. Sporządzanie wykazów dzieci, które mają być objęte obowiązkiem szkolnym.
11. Sporządzanie spisów wyborców.
12. Organizowanie i koordynowanie prac związanych z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem wyborów i referendów
13. Uzgadnianie zezwoleń na odbycie zabaw publicznych i dyskotek.
14. Współdziałanie z organami policji w zakresie zabaw publicznych i dyskotek, a zwłaszcza w zakresie zabezpieczenia ładu i porządku publicznego.
15. Ewidencjonowanie działalności gospodarczej.
16. Sporządzanie i przechowywanie testamentów.
17. Przyjmowanie oświadczeń o:
a) Wstąpieniu w związek małżeński,
b) Braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu,
c) Wyborze stanowiska, jakie nosić będą małżonkowie i dzieci zrodzone z małżeństwa,
d) Powrocie rozwiedzionych do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,
e) Uznanie dziecka
18. Prowadzenie ksiąg urodzeń, małżeństw i zgonów.
19. Wystawianie wypisów z ksiąg stanu cywilnego oraz nanoszenie wzmianek i przypisów w księgach stanu cywilnego.
20. Prowadzenie skorowidzów aktów stanu cywilnego.
21. Wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa w USC.
22. Wydawanie decyzji o sprostowaniu oczywistego błędu pisarskiego w sporządzonym akcie stanu cywilnego.
23. Wydawanie zezwoleń na wydanie wypisu zupełnego aktu stanu cywilnego.
24. Wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej obywatela polskiego do zawarcia związku małżeńskiego za granicą.
25. Udzielanie ślubów.
26. Wręczanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie.
27. Przyjmowanie wniosków o wydanie dokumentu tożsamości.
28. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych .

§ 15
W Referacie Finansowym realizowane są publicznych szczególności:
1. Opracowywanie programów gospodarczych i prognoz finansowych dla gminy.
2. Sporządzanie projektu rocznego budżetu gminy i jej jednostek pomocniczych oraz przedkładanie go do uchwalenia Radzie.
3. Bieżące realizowanie budżetu gminy oraz okresowe informowanie organów gminy o przebiegu tej realizacji.
4. Negocjowanie z organami administracji rządowej wysokości środków finansowych na przyjmowane bądź przekazywane zadania zlecone.
5. Przygotowywanie projektów uchwał organom gminy w sprawach majątkowych.
6. Prowadzenie ewidencji mienia komunalnego gminy.
7. Organizowanie i kontrolowanie prawidłowego obiegu dokumentacji niezbędnej dla rachunkowości.
8. Współdziałanie z organami finansowymi i bankowymi.
9. Sporządzanie sprawozdań z działalności finansowej i budżetowej gminy.
10. Dokonywanie zmian w budżecie w trakcie jego realizacji.
11. Nadzór nad inkasem należności finansowych pobieranych przez sołtysów wsi.
12. Prowadzenie spraw płacowych Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.
13.Prowadzenie ewidencji wynikających z przepisów szczególnych rachunkowości budżetowej.
14. Prowadzenie spraw kasowych urzędu.
15. Prowadzenie sprzedaży znaków skarbowych.
16. Prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania.
17. Współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową i Urzędami Skarbowymi.
18. Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym.
19. Wprowadzenie opłaty administracyjnej za czynności urzędowe wykonywane przez podległe organy, jeżeli czynności te nie są objęte przepisami o opłacie skarbowej.
20. Organizowanie okresowych inwentaryzacji.
21. Prowadzenie spraw podatków i innych wpływów gminy ( wymiar, pobór, stosowanie ulg i zezwoleń, egzekucja niezapłaconych należności, prowadzenie niezbędnej ewidencji określonej w przepisach o rachunkowości budżetowej oraz innych przepisach szczególnych).
22. Z zakresu zarządzania kryzysowego:
a) wykrywanie i likwidacja zagrożeń oraz ostrzeganie i alarmowanie,
b) organizowanie ewakuacji ludności,
c) zaopatrywanie ludności w sprzęt i środki ochrony indywidualnej,
d) organizowanie i prowadzenie akcji ratunkowych,
e) ochrona żywności i innych dóbr niezbędnych do przetrwania oraz organizowanie doraźnych pomieszczeń i zaopatrzenia dla poszkodowanej ludności,
f) opracowywanie wszelkich planów w w/w zakresie.
23. Z zakresu spraw wojskowych:
a) prowadzenie akcji kurierskiej,
b) doręczanie kart powołania,
c) rejestracja poborowych i udział w poborze,
d) orzekanie o konieczności sprawowania przez żołnierzy oraz osoby spełniające zastępczo obowiązek służby wojskowej bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzenia gospodarstwa rolnego oraz o uznaniu ich za jedynych żywicieli rodziny,
e) wydawanie decyzji dotyczących świadczeń rzeczowych na rzecz obrony,
f) wykonywanie świadczeń na rzecz obrony.
§ 16
W Referacie Rolnictwa i Gospodarki Gruntami realizowane są w szczególności:
1. Gospodarowanie gruntami i wywłaszczanie nieruchomości.
2. Gospodarowanie zasobami mienia komunalnego.
3. Wydawanie zezwoleń na czasowe zajęcia nieruchomości.
4. Sprzedawanie, przekazywanie w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę lub najem gruntów gminnych osobom fizycznym lub prawnym.
5. Sprzedawanie lub oddawanie w wieczyste użytkowanie gruntów, sprzedaż wolnych budynków i innych urządzeń oraz wolnych lokali i działek na drodze przetargu.
6. Prowadzenie spraw dotyczących podziału nieruchomości.
7. Przeprowadzanie spisów rolnych.
8. Sprawy rozgraniczeń nieruchomości.
9. Prowadzenie spraw z zakresu gospodarki mieszkaniowej w tym:
a) Spraw czynszów i opłat za lokale mieszkalne i użytkowe,
b) Prowadzenie spraw przydziału lokali mieszkalnych, użytkowych, przekwaterowania, zamian i wymiana lokali, a ponadto inne sprawy z dziedziny gospodarki lokalami i budynkami,
c) Prowadzenie ewidencji budynków mieszkalnych,
d) Naliczanie opłat za centralne ogrzewanie mieszkań,
e) Ewidencja wniosków i podań o przydział lokali mieszkalnych, prowadzenie spraw najmu.
10. Współdziałanie z dzierżawcami obwodów łowieckich w zagospodarowaniu łowieckich obszarów gminy.
11. Sprawowanie administracji w zakresie łowiectwa.
12. Wydawanie zezwoleń na usuniecie drzew lub krzewów z nieruchomości.
13. Prowadzenie spraw związanych z zalesieniami i nasadzeniami.
14. Współpraca z jednostkami kontraktującymi w szczególności: Izbami Rolniczymi, Okręgową Stacją Chemiczno-Rolniczą, Wojewódzkim i Powiatowym Lekarzem Weterynarii, Państwowym Inspektoratem Ochrony Roślin.
15. Współpraca z organizacjami działającymi w sferze rolnictwa i przetwórstwa.
16. Wydawanie zezwoleń na uprawę maku.
17. Prowadzenie spraw związanych z produkcją rolną.
18. Sprawy zaopatrzenia w wodę, a mianowicie zawieranie umów i wymiar należności.
19. Wydawanie informacji do banków o poszczególnych gospodarstwach.
20. Współpraca z jednostkami gospodarczymi w przestrzeganiu ustawy o nasiennictwie.
21. Wydawanie zezwoleń na prowadzenie hodowli lub utrzymanie psa rasy uznawanej za agresywną.
22. Zapewnienie opieki bezdomnym zwierzętom.
23. Prowadzenie archiwum zakładowego i kroniki Urzędu Gminy.

§ 18
W Referacie Inwestycji, Budownictwa i Planowania Przestrzennego realizowane są w szczególności::
1. Sporządzanie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy oraz jego zmian.
2. Sporządzanie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz ich zmian.
3. Wydawanie decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego.
4. Wydawanie decyzji o warunkach zabudowy.
5. Wydawanie wypisów i wyrysów ze studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy oraz z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.
6. Prowadzenie rejestrów planów miejscowych oraz wniosków o ich sporządzenie lub zmianę.
7. Opiniowanie zgodności podziałów geodezyjnych ustaleniami planów miejscowych.
8. Realizacja zadań wynikających z przepisów Ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami, a w szczególności:
a) prowadzenie gminnej ewidencji zabytków nieruchomych z terenu gminy,
b) sporządzanie gminnego programu opieki nad zabytkami.
9.Prowadzenie ewidencji nazw ulic i nadawanie numeracji porządkowej nieruchomości.
10. Przygotowywanie dokumentacji związanej z remontami i rozbiórką budynków i lokali mieszkalnych będących własnością gminy.
11. Przygotowywanie dokumentacji związanych z inwestycjami na terenie gminy, w szczególności:
a) analiza dokumentacji technicznej,
b) przygotowywanie sprawozdań,
c) przeprowadzanie przeglądów gwarancyjnych.
12. Dokonywanie odbiorów robót.
13. Prowadzenie ewidencji dróg gminnych.
14. Przeprowadzanie okresowych kontroli i remontów dróg.
15. Utrzymanie nawierzchni jezdni w należytym stanie.
16. Utrzymanie przejezdności dróg w okresie zimowym.
17. Współpraca z Wojewódzkim i Powiatowym Zarządem Dróg.
18. Wydawanie zezwoleń na zajęcia pasa drogowego.
19. Nadzór nad funkcjonowaniem oświetlenia ulicznego.
20. Nadzór nad remontami budynku Urzędu oraz prowadzenie książki obiektu w tym zakresie.
21. Prowadzenie spraw dotyczących zamówień publicznych oraz nadzór i kontrola nad tymi procedurami przeprowadzanymi w Urzędzie.
22. Prowadzenie Rejestru Zamówień Publicznych.
23. Prowadzenie rejestru zleceń, zamówień i umów.
24. Prowadzenie dokumentacji z zakresu budownictwa.
25. Zbieranie informacji i przygotowywanie dokumentacji w zakresie pozyskiwania funduszy unijnych.
26. Zatwierdzanie planów realizacyjnych oraz rozwiązań urbanistycznych i architektonicznych.
27. Sprawowanie nadzoru urbanistyczno – budowlanego i techniczno – budowlanego.
28. Prowadzenie spraw i nadzór nad eksploatacją sieci wodociągowej, kanalizacyjnej i domowych oczyszczalni ścieków.
29. Prowadzenie spraw z zakresu melioracji.
30. Organizacja robót publicznych i interwencyjnych.
31. Nadzór nad wysypiskiem śmieci w Jaszczółtowie.
32. Przygotowywanie ofert dla inwestorów w zakresie możliwości inwestowania na terenie gminy.
33. Prowadzenie księgi obiektu budowlanego dla budynków należących do Gminy Rojewo, które nie zostały przekazane w zarząd.
§ 19
W Referacie Organizacyjnym i Ochrony Środowiska realizowane są następujące sprawy:
1. Prowadzenie spraw związanych z BHP w Urzędzie.
2. Zapewnienie sprawnej łączności telefonicznej i faksowej.
3. Wyposażenie pracowników odpowiedni sprzęt, materiały biurowe, literaturę fachową, materiały i środki z zakresu BHP oraz pieczęcie.
4. Prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych i nadzór nad ich przechowywaniem.
5. Nadzór nad utrzymaniem czystości i porządku w pomieszczeniach budynku oraz wokół niego.
6. Prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu.
7.Kontrola dyscypliny pracy w Urzędzie.
8. Zapewnienie obsługi kancelaryjnej.
9.Urządzanie i aktualizacja tablic informacyjnych i tablic ogłoszeń.
10. Prowadzenie zbioru przepisów prawa.
11. Prowadzenie dzienników korespondencyjnych oraz obsługa poczty.
12. Remont i konserwacja sprzętu biurowego.
13. Organizacja właściwego zabezpieczenia mienia w urzędzie.
14. Nadzór nad pracą, właściwym użytkowaniem sprzętu komputerowego oraz oprogramowania w Urzędzie.
15. Wdrażanie nowych rozwiązań informatycznych.
16. Instalacja nowego sprzętu i oprogramowania.
17. Administrowanie siecią w Urzędzie.
18. Utrzymanie i bieżąca aktualizacja strony internetowej Urzędu i strony Biuletynu Informacji Publicznej.
19. Sprawowanie obsługi biurowej rady i jej organów.
20. Prowadzenie ewidencji interpelacji radnych, wniosków oraz uchwał rady.
21. Obsługa sesji Rady, komisji, narad organizowanych przez radnych i Wójta.
22. Prowadzenie Kancelarii Tajnej.
23. Organizacja akcji ekologicznych np.: „Sprzątanie świata:
24. Wydawanie zezwoleń podmiotom gospodarczym na prowadzenie działalności polegającej na usuwaniu, wykorzystywaniu i unieszkodliwianiu odpadów komunalnych, prowadzeniu działalności ochronnej przed bezdomnymi zwierzętami.
25. Prowadzenie spraw dotyczących ochrony środowiska.
26. Prowadzenie spraw dotyczących badań geologicznych i ujęć wody.
27. Wykonywanie zadań z zakresu gospodarki odpadami.
28. Przygotowanie i realizacja Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Programu Walki z Narkomanią.
29. Organizacja leczenia osób uzależnionych od alkoholu.
30. Współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

§ 20
Do zakresu działania Radcy Prawnego należy:
1. Udzielanie porad pracownikom.
2. Występowanie jako pełnomocnik Wójta.
3. Opiniowanie pod względem prawnym aktów prawnych, decyzji, postanowień i umów.
4. Popularyzacja prawa wśród pracowników.
Rozdział V
Komunikacja wewnętrzna
§ 21
1. W celu sprawnego przepływu informacji dotyczącej działalności gminy Wójt, Sekretarz, Skarbnik i Kierownicy Referatów systematycznie odbywają, raz w tygodniu zebranie, zwane „Kolegium”.
2. „Kolegium” jest zebraniem o charakterze informacyjnym oraz konsultacyjno -opiniującym.
3. Z „Kolegium” sporządza się protokół.
4. Na w/w posiedzenia mogą być zapraszani Kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych.

Rozdział VI
Zasady sporządzania oraz podpisywania pism, decyzji oraz umów
§ 22
1. Korespondencję wychodzącą z Urzędu podpisuje Wójt lub osoba przez niego upoważniona. Zakres upoważnienia ustalony jest w zakresach czynności pracowników lub w upoważnieniach
( pełnomocnictwach).
2. Sekretarz, Skarbnik, Kierownicy Referatów podpisują pisma odpowiednio do podziału kompetencji oraz w ramach udzielonych przez Wójta uprawnień.
3. Wójt podpisuje:
a) zarządzenia, decyzje, postanowienia i oświadczenia,
b) pisma i dokumenty kierowane do organów administracji rządowej, samorządowej, przedstawicielstw dyplomatycznych oraz do organów i instytucji innych państw,
c) odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych
d) odpowiedzi na skargi i wnioski.
4. Pisma i decyzje przed przedłożeniem ich do podpisu Wójtowi muszą być parafowane przez pracownika przygotowującego ten dokument.
5. Na każdym dokumencie wysyłanym na zewnątrz winna być umieszczona informacja o osobie prowadzącej sprawę oraz o numerze telefonu.
§ 23
1. W każdym referacie prowadzi się rejestr umów.
2. Umowy oznacza się następująco:
a) symbol stanowiska,
b) symbol klasyfikacyjny wynikający z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt,
c) kolejny numer umowy,
d) rok zawarcia ( np. OR.342/1/2005
3. Każda strona umowy musi być parafowana przez osobę reprezentującą w umowie gminę oraz radcę prawnego.
4. Obowiązek parafowania przez radcę prawnego każdej umowy nie dotyczy umów, które są sporządzane w oparciu o zatwierdzone formularze.
5.Każda umowa, która wywołuje skutki finansowe, musi zawierać kontrasygnatę Skarbnika.

§ 24
1. Wójt może udzielić pracownikom upoważnienia do wydawania decyzji w zakresie administracji publicznej.
2. Sekretarz w przypadku nieobecności Wójta w ramach udzielonego upoważnienia podpisuje sprawy określone w § 22 pkt. 3.

Rozdział VII

Zasady oraz tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków i interpelacji
§ 25
1. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w kodeksie postępowania administracyjnego oraz przepisach szczególnych.
2. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa oraz zasadami współżycia społecznego.
3. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli pracownicy ponoszą zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.
4.Kontrolę i koordynację działań pracowników Urzędu w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, w tym zwłaszcza skarg, wniosków i interpelacji sprawuje Sekretarz.

§ 26
Informacji o działalności urzędu dziennikarzom udziela Wójt Gminy.